Een kleine greep uit hun ervaringen
Online bestelplatform biedt Cedergroep vakkundige dienstverlening
Papieren toetsen. Scholen hebben deze een aantal keren per jaar in grote hoeveelheden nodig. Wanneer het printen hiervan door een professionele drukker wordt uitgevoerd, zijn zij verzekerd van vakkundige dienstverlening en tijdige levering. Dat zijn de voornaamste redenen waarom de scholen van de Cedergroep begin 2021 hebben gekozen voor het bestelportal van MediaConsult.
De Cedergroep bestaat uit vijf scholen voor mavo, havo, atheneum en gymnasium in Amsterdam, Amstelveen en De Ronde Venen. Met zo’n 600 medewerkers en 6000 leerlingen is het evident dat er vaak grote volumes drukwerk nodig zijn. Als je weet dat alle leerlingen regelmatig moeten worden getoetst, kun je je bedenken hoeveel papieren toetsen er alleen al door de verschillende vakdocenten moeten worden gemaakt. ‘’Deze toetsen werden in het verleden op elke school door de conciërge op groot-volume printers afgedrukt’’, vertelt Mart Heertjes, inkoper en teamleider huisvesting & facilitaire zaken. ‘’Toen ons contract voor die machines eind december 2020 afliep, zijn wij gaan praten met MediaConsult. Dit bedrijf biedt een online platform, waarmee allerlei repro-activiteiten worden gefaciliteerd. Hierdoor zouden op alle schoollocaties de multifunctionals voor grote volumes kunnen komen te vervallen, hetgeen ook nog energiezuiniger is.’’
Deadline
De conciërges op de Cedergroep scholen zijn ook nu degenen die via het bestelportal de verschillende opdrachten invoeren. ‘’Om deze stap naar voren te maken, was het uiteraard wel nodig dat alle collega’s gingen wennen aan de nieuwe manier van werken’’, zegt Heertjes. ‘’Voor het bestellen van bulkopdrachten geldt nu een deadline van vier dagen vóór levering, dus dat moest bij de gebruikers in hun systeem gaan zitten. Van de teamleiders vergde dat vanzelfsprekend de nodige inspanning om hun docenten daarin mee te krijgen’’, zegt Heertjes. ‘’Bovendien moeten spoedopdrachten, die altijd mogelijk zijn, zo veel mogelijk worden voorkomen, want dat brengt uiteraard extra kosten met zich mee.’’
De conciërges zijn blij met deze nieuwe manier van werken, waardoor zij meer tijd hebben gekregen voor andere zaken. Heertjes: ‘’Zij zijn zeer tevreden met de inrichting van het online platform, het is zeer gebruiksvriendelijk. En mochten er onverhoopt vragen of opmerkingen zijn, dan biedt de servicedesk van MediaConsult altijd uitkomst. Daar komt bij dat er nu minder misdrukken zijn, omdat er gewerkt wordt met een professionele drukker die al het drukwerk na een zorgvuldige kwaliteitscontrole keurig gesorteerd in dozen aflevert.’’
Mart Heertjes, inkoper en teamleider huisvesting & facilitaire zaken
Deventer zeer tevreden met overstap naar mediaportal van MediaConsult
Gebruiksvriendelijk, kostenbesparend, continu beschikbaar en flexibel. Sinds de gemeente Deventer zijn reproafdeling heeft vervangen door het mediaportal van MediaConsult zijn dit geen loze kreten gebleken. Ruim drie jaar wordt hiermee nu tot volle tevredenheid gewerkt.
‘’Het contract met onze reproleverancier liep destijds ten einde, dus moesten we gaan starten met het opnieuw aanbesteden van onze drukwerkomgeving’’, vertelt Mark van Vilsteren, facilitair adviseur van de Facilitaire Werkorganisatie DOWR, waaronder ook de gemeenten Olst-Wijhe en Raalte vallen. ‘’Dit was aanleiding om in kaart te brengen of het in stand houden van een interne repro nog wel rendabel was. In de loop der jaren waren we hier al van 3 fte’s naar een halve fte teruggegaan, omdat door de toenemende digitalisering steeds minder drukwerk nodig was. Bovendien zouden we de ruimte die de reproafdeling innam ook goed anders kunnen gebruiken. Al met al aanleiding om met de mensen van MediaConsult te gaan praten.‘’
MediaConsult is gespecialiseerd in het ondersteunen van bedrijven en instellingen bij de inrichting en vormgeving van hun druk-, print- en repro-activiteiten op een zo efficiënt en kosteneffectief mogelijke wijze. ‘’Als onafhankelijk bedrijf denken zij mee over de aanbesteding’’, zegt Van Vilsteren. ‘’Er worden leveranciers geselecteerd die garant staan voor hoge kwaliteit, snelle levering en continuïteit tegen scherpe tarieven.’’
Portal
De dienstverlening van MediaConsult verloopt via een online portal, dat uiteraard in samenwerking met de klant ‘op maat’ wordt ingericht. ‘’Belangrijk voor ons was dat de nieuwe werkwijze heel gebruiksvriendelijk zou zijn. Zo gemakkelijk als mensen privé een digitaal fotoboekje kunnen samenstellen, moest het ook zijn om print- en drukwerk te maken. Als gemeente hebben wij natuurlijk vele soorten papieren communicatiemiddelen. Allereerst de ‘gewone’ huisstijlproducten, zoals briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, maar ook posters die volgens een gekozen format moeten worden gedrukt. Daarnaast allerlei rapporten en brochures, die bijvoorbeeld met een nietje of ringband moeten worden geleverd. En of het nu om kleine hoeveelheden of grote hoeveelheden printwerk zoals mailingen gaat, wij moeten op elk moment van de dag kunnen bestellen.’’
Service
De dienstverlening van MediaConsult gaat echter veel verder dan het leveren van ‘standaard’ druk- en printwerk. ‘’Wanneer wij hulp nodig hebben bij het grafisch ontwerp van bijvoorbeeld eenmalig drukwerk, zoals posters, flyers en stickers, kunnen wij altijd een beroep op hen doen’’, aldus Van Vilsteren. ‘’En mocht er eens iets niet goed zijn gegaan, bijvoorbeeld met de kleurstelling, dan schakelt MediaConsult met de betreffende drukkerij.’’ Met andere woorden, MediaConsult bewaakt ook de leveranciersprestatie en lost problemen op. Bovendien voeren zij de factuurcontrole uit.
Implementatie
’’Na de inrichting van het platform, op basis van onze wensen en behoeften, hebben onze key users allereerst een demonstratie gehad, waarna zij ermee aan de slag konden. In deze implementatiefase was een medewerker van MediaConsult beschikbaar als vraagbaak en kon het systeem worden gefinetuned. Het portal bleek meteen zeer gebruiksvriendelijk, zodat de overgang soepel is verlopen.’’
De gemeente Deventer zegt zeer tevreden te zijn met de druk-, print- en repro dienstverlening, waarvan ook de gemeenten Olst-Wijhe en Raalte gebruik maken. ‘’Bij voorkomende vragen kunnen we snel schakelen met de medewerkers van MediaConsult en we hebben meer grip op de kosten, want we betalen per opdracht.” Al met al is de gemeente Deventer blij met de probleemloze overgang van eigen repro naar online mediaportal.
Mark van Vilsteren, Facilitair Adviseur.
SCOPE kiest met online platform voor continuïteit en kostenbesparing
Eigen reproafdelingen zijn steeds minder nodig door de verdergaande digitalisering. Tot die conclusie kwam ook de SCOPE Scholengroep toen ruim drie jaar geleden het contract met hun reproleverancier afliep. ‘’Wij vroegen ons af waarom wij zoveel dure vierkante meters voor een eigen reproafdeling in stand zouden houden, terwijl we steeds minder printbehoefte hebben’’, zegt Evelien Terwijn, locatieleider van het Groene Hart Leerpark van de scholengroep. ‘’Daarom zijn wij gaan praten met MediaConsult. Zij bieden een online platform, waarmee alle repro-activiteiten worden gefaciliteerd.’’
SCOPE Scholengroep, met ruim 800 medewerkers en meer dan 6.000 leerlingen verdeeld over zo’n 20 locaties, is de grootste onderwijsorganisatie in Alphen aan den Rijn en omstreken. Op één van deze locaties, het Groene Hart Leerpark, zijn alle ondersteunende diensten van SCOPE gevestigd. ‘’Sinds kort is het Leerpark gehuisvest in een geheel nieuw gebouw’’, vertelt Terwijn. ‘’Door hier geen eigen reproafdeling meer te realiseren, hebben we meer ruimte voor andere zaken gekregen. Doordat er uiteraard nog wel behoefte blijft aan kopieer-, druk- en printwerk, zij het in steeds mindere mate, moesten wij goed nadenken hoe wij hierin het beste konden voorzien. In dit proces heeft MediaConsult ons ondersteuning geboden.’’
Digitalisering
Digitaal onderwijs neemt een steeds grotere vlucht. Digitalisering biedt leraren onder meer de mogelijkheid om lesmateriaal steeds meer te variëren, waardoor het onderwijs beter aansluit op de leerbehoeften van leerlingen. ‘’Hierdoor liepen de bestellingen bij onze reproafdeling steeds verder terug’’, aldus de locatieleider. ‘’Daarnaast wordt een deel van het lesmateriaal ook door de docenten zelf gekopieerd. Door de aanschaf van nieuwe kopieermachines hebben we meer inzicht in hun kopieergedrag gekregen. In de kosten ervan, maar ook in de tijd die het de leraren kost, terwijl hun werkdruk al zo hoog is. Vraag was dus, welk printwerk is nog noodzakelijk en wat kunnen wij doen om de werkdruk te verlichten en tevens te komen tot kostenbesparing. Het online platform van MediaConsult bleek hiervoor zeer geschikt. Het zou geheel volgens onze wensen kunnen worden ingericht en altijd beschikbaar zijn. Daarnaast zouden de vaste kosten aanzienlijk lager zijn dan bij een eigen repro.’’
Inrichting
Op alle locaties kunnen de medewerkers via het online platform, dat zeer gebruiksvriendelijk is, bestellingen doen. ‘’Onze huisstijl is hierin opgenomen, waardoor brieven, enveloppen en printpapier er altijd hetzelfde uitzien, dus bijvoorbeeld met ons logo. Dit geldt natuurlijk eveneens voor al het proefwerkpapier’’, aldus Terwijn. ‘’Uiteraard kunnen wij ook eenmalig drukwerk via het portal bestellen. Denk hierbij aan posters, folders en omslagmappen, al dan niet gelamineerd, voor bijvoorbeeld een Open Huis of uitnodigingen voor diploma-uitreikingen. Teksten en foto’s hiervoor leveren wij zelf aan. Intern hebben wij het zo geregeld dat per vestiging één of twee mensen verantwoordelijk zijn voor de bestellingen op hun locatie. En wanneer één keer per maand de factuur binnenkomt, wordt er per vestiging voor getekend.’’
Continuïteit
Continuïteit is in het hele bestelproces een belangrijke factor. Personele onderbezetting of ziekteverzuim, waarmee men bij een reproafdeling in eigen beheer nog wel eens te maken kan krijgen, speelt bij gebruik van een online portal geen rol. ‘’Bestellingen worden binnen drie tot vijf werkdagen geleverd en spoedopdrachten zelfs al binnen 24 uur. Bijkomend voordeel is dat de organisatie nu zonder eigen reproafdeling niet alleen behoorlijk wat ruimte en mankracht bespaart, maar ook geen pallets papier meer in voorraad hoeft te houden. De kwaliteit is, sinds we het portal van MediaConsult gebruiken, behoorlijk omhoog gegaan’’, besluit Terwijn. ‘’Er wordt gewerkt met de beste machines en met goed papier. En bij vragen kunnen wij altijd terecht bij de servicedesk.’’ Al met al is SCOPE zeer positief over de overstap naar MediaConsult.
Evelien Terwijn-Nagel, Locatieleider.
